各教学院：

为了进一步规范文件材料的归档工作，做到数据共享，避免重复劳动，提高工作效率，学校办公室经与学生工作处协商，统一布置2016级新生登记表,具体做法是：

1、首先由学校办公室档案室协同学生工作处提供《2016级新生归档文件目录》，然后各教学院按目录顺序整理。

2、整理方法：2016级的新生登记表按学院－专业班级－学号—姓名排列。在新生登记表的左上方盖红色归档章（小）,右上方盖红色盒号章，用铅笔把目录上的编号对应填写在归档章内，室编件号填每盒的第一份登记表的顺序号1～到最后一份登记表的顺序号，馆编件号为大流水号，盒号为归档文件目录上对应的盒号、页数为每一件的页数，全宗号填 6 ，机构问题填JX14.1，年度填2016，保管期限填Y，每盒档案目录都要有表头。于2017-4-30前移交学生工作处，待检查汇总后移交档案室永久保存。

特此通知

            学生工作处 

                                       2017年4月17日